Data entry: cosa sono e perché sono importanti

Con l’avvento della rete e i moderni sistemi di comunicazione, la condivisione delle informazioni è diventato un nodo strategico in campo aziendale.

Le informazioni consentono di avere un’ idea chiara della situazione e sono il presupposto senza le quali sarebbe impossibile prendere delle decisioni.

Soprattutto all’interno del ramo aziendale la sua corretta messa a punto può rappresentare il discrimine tra vittorie e fallimenti.

Ma prima che le informazioni vengano in essere cosa accade? Qualcuno dovrà inserire i dati necessari in un database.

Ecco che viene in gioco il data entry, il quale consiste brevemente nell’immissione di dati all’interno di un sistema informatico.

 

Dati e informazioni

 

Il dato (dal latino “datum” ossia “fatto”) può essere un numero, una lettera alfabetica, un suono a cui viene attribuito un determinato significato.

Questo significato ha lo scopo di rappresentare la realtà. I dati vengono inseriti in dispositivi hardware oppure memorizzati in appositi archivi informatici.

L’elaborazione di più dati consente invece di ottenere un’ informazione (dal latino “dare forma alla mente”), la quale deriva da un’interpretazione di dati finalizzata ad accrescere le conoscenze di un soggetto.

Ma le informazioni per poter essere assimilate devono essere prodotte ed è proprio qui che entra in gioco il data entry.

Grazie all’ avvento di internet e delle moderne tecnologie il flusso di produzione delle informazioni è divenuto sempre più flessibile e veloce e un operatore che si occupa di data entry non può farsi cogliere impreparato.

 

Il ruolo dell’operatore data entry

 

L’operatore data entry si occupa proprio della prima fase di creazione del flusso di informazioni ossia dell’inserimento dei dati grezzi all’interno di un sistema.

Ciò può essere fatto attraverso l’inserimento manuale dei dati presi da documenti cartacei ma anche attraverso strumenti di lettura ottici dei documenti.

Questa nuova forma di telelavoro non richiede particolari abilità. Solitamente è richiesta la licenza media superiore e un’ ottima padronanza con l’utilizzo del pc.

Completano il quadro una buona conoscenza dell’inglese e di programmi di calcolo (come ad esempio excel, giusto per citare il più noto).

Occorre essere sempre aggiornati sui nuovi programmi di archiviazione, essere precisi e puntuali nelle scadenze ed avere buona capacità come problem solving.

Il data entry in fondo è il responsabile della banca dati aziendale, a lui è affidato un compito molto importante.

 

Perché sono importanti i data entry?

 

La prima risposta è quella che ho appena citato: la responsabilità di gestione dei dati all’interno di un’azienda.

La gestione attenta dei dati immessi negli archivi garantisce inoltre una buona integrazione con gli altri sistemi e questo consente un minore spreco di risorse in termini di efficacia ed efficienza.

Ma soprattutto nel sistema moderno di creazione delle informazioni, la predisposizione di database consente di tenere una memoria storica che difficilmente può andare distrutta o smarrita, rispetto ai tradizionali sistemi di archiviazione.

Inoltre grazie a tali operatori e a questa modalità di gestione del lavoro viene permesso all’azienda di risparmiare grazie alla riduzione e al contenimento dei costi del personale.

Inoltre ciò consente di ottimizzare gli spazi aziendali facendo ricorso al telelavoro.

 

Fonte: Addlance